|
|
|
Belediyelerde Performans Yönetimi |
|
|
|
Devlet insan topluluklarının siyasi örgütlenmesi olup, ülke sınırları içinde yaşayan insanların genel ve ortak ihtiyaçlarını karşılamak üzere değişik kurum ve kuruluşların bir araya geldiği bir dinamik yapıdır. Kamu hizmeti sunan Devlet, vatandaşların yaşam biçimini çağdaş değerlere uygun şekilde iyileştirmek ve onların refah düzeylerini arttırmakla yükümlüdür.
Değişen ve gelişen dünyada devletlerde uluslar arası sistemde güçlü bir biçimde yer almak, idare edilenlerden değil idare edenlerden olabilmek adına her anlamda çağdaş, bilimsel, sağlıklı bir altyapısı olan kamu yönetimi uygulamak durumundadırlar.
Yeni dünya düzenine uyum adına yapılan çağdaş düzenlemelerle yeniden yapılanan Kamu yönetim anlayışı;
o Performans ölçme,
o Sorumluluk alma,
o Kaynakları etkin ve verimli kullanma,
o Hedef, strateji ve öncelikleri belirleme, kriterlerini içermektedir.
Bu kriterlerden performans; bir işin yapılması anlamına geliyorsa da o işin yapılmasındaki başarı derecesini de ifade etmektedir.
Performans kapasite kelimesini de çağrıştırır. Performans belirlenmiş bir hedefe ulaşım seviyesinin ölçümüdür..
Performans kavramı; hem hedeflere ulaşım seviyesini, hem de hedefe ulaşım çalışmalarının etkinlik ve verimliliğini kapsar.
Performans yönetimi; kamu idarelerinin iş ve işlemlerinde etkinliğinin, verimliliğinin, tutumluluğunun ölçülebilir kriterlerle değerlendirilmesini içerdiğinden şeffaflık ve hesap verebilirliğin geniş anlamda uygulanabilmesi için ihtiyaç duyulan bir yönetim aracıdır.
Etkinlik, operasyonel hedeflere değil, stratejik hedeflere ulaşım seviyesinin göstergesidir.
Verimlilik, yapılan faaliyetin girdi ve çıktılarının sayısal olarak ölçülebildiği bir kavramdır.
Tutumluluk, kalite göz önünde bulundurularak faaliyetin gerçekleştirilmesinde kullanılan kaynakların maliyetinin en aza indirilmesidir.
Performans Yönetimi; örgütü istenen amaçlara yöneltmek için örgütün mevcut ve geleceğe ilişkin durumları ile ilgili bilgi toplama, bunları karşılaştırma ve performansın sürekli gelişimini sağlayacak yeni ve gerekli etkinlikleri başlatma ve sürdürme görevlerini yüklenen bir yönetim sürecidir.
Performans yönetimi,; kurumun temel varlık amacına uygun stratejik hedeflerin belirlenmesi ile başlar.
Yasa ile kurulup ilgili yasa hükümleri sınırları içerisinde belde ve belde halkına hizmet veren belediyeler stratejik hedeflerini belirlerken hukuka uygunluğu esas almak zorundadır.
Bu hedeflerin hukuka uygunluğu hukuki denetimin yanı sıra vatandaşların değerlendirmesi ile de ölçülebilir. Stratejik hedeflere ulaşabilmek için tespit edilen taktiksel ve operasyonel faaliyetlerin sonucunda ortaya çıkan gerçekleşmedeki başarı da ayrıca bir değerlendirme konusudur.
Belediyeler belirlenen stratejik hedeflere ulaşmak için kaynak kullanmakta ve bu kaynaklar belirli süreçlerde işlenmektedir. Daha fazla çıktı elde etmenin yolu kaynakların verimli kullanılması ile mümkündür. Kaynakların verimli kullanımı sağlanabildiği takdirde elde edilen çıktılar ekonomik açıdan kabul edilebilir kriterlerde olacaktır.
Dolayısıyla performans hedeflere ulaşım derecesi değil hedeflere etkin, verimli ve ekonomik biçimde ulaşım derecesidir.
Performans yönetiminin temel yaklaşımı sürekli iyileştirme ve geliştirme çabalarıdır.
Puko; Planlama, Uygulama, Kontrol ve Önlem al kelimelerinin kısaltılmışı olup çok bilinen ve uygulanan Performans ölçümü yöntemidir.
Puko döngüsü sonu olmayan bir süreçtir.
Puko Döngüsü:
Kurum amaç ve hedeflerine ulaşabilmek amacıyla kendine somut hedefler belirler. Bu hedeflere ulaşabilmek için alınması gereken önlemler belirlenir.
Yapılan çalışmalar belirli periyotlarla ölçülerek hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı araştırılır.
Problem varsa bu problemi giderici önlemler belirlenir ve uygulanır.
Problem yoksa performans hedefleri daha da yükseltilerek döngü tekrar başlar. Bu sayede standart iş talimatları sürekli iyileşerek gelişir.
Genel olarak Performans Yönetimi,
o Örgüt
o Sistem
o Süreç
o Çalışanlar
üzerine bina edilmelidir.
Kurumun genel performansının yüksek olabilmesi için birimlerinin performansının yüksek olması gerekmektedir.
Birim performanslarının yüksek olabilmesi için ise bu birimlerde çalışanların ve bu birimlerde iş yapma biçimlerinin yani süreçlerinin performansı yüksek olmalıdır.
Çalışanların ve iş süreçlerinin performansının sürekli geliştirilmesi için ise araştırma, geliştirme, öğrenme faaliyetlerine önem verilmelidir.
Konumuz olan Belediyeler için Performans yönetiminden amaç, Belediyenin görev ve sorumluluklarını etkin biçimde yerine getirmesinin sağlanması için performans planlaması, yürütülmesi, ölçülmesi ve geliştirilmesidir.
Genel anlamda Belediyeler için Performans Yönetiminin amaçları;
A. Vatandaş Memnuniyeti – Kentsel Yaşam Kalitesinin Yükseltilmesi
B. Mali yapının güçlendirilmesi
C. Kurumsal yapının güçlendirilmesi
D. Vatandaş değerlendirmesi
E. Öğrenme gelişim.
A. Kentsel yaşam kalitesinin yükseltilmesinin çalışma alanları;
1) Fiziksel yatırımlar; Altyapı Yatırımları, İmar ve Planlama Faaliyetleri, Çevre
2) Sosyal Faaliyetler; Sağlık, Eğitim, Spor ve dezavantajlı kesimlere yönelik faaliyetler.
3) Kültürel Faaliyetler; Tesisler, Etkinlikler ve Basın-Yayın alanındaki çalışmalar
4) Ekonomik Hizmetler
5) Kent Siyasetine yönelik Faaliyetler; Katılım, Şeffaflık
gibi konuları içermektedir.
B. Belediyelerin görevlerini yerini getirebilmesi için kentsel yaşam kalitesini yükseltebilmeleri için mali performanslarının yüksek olması gerekmektedir. Kısıtlı mali kaynakların ne denli verimli kullanıldığı ölçülmelidir.
C. Kurum Performansı,
a) Süreç Performansı,
b) Birim Performansı,
c) İnsan Kaynakları Performansı,
d) İş Yoğunluğu
a) Süreç bir ürün veya hizmetin üretilmesi için yapılan iş ve işlemler olduğuna göre; süreç performansı, ürün veya hizmetin üretilmesi için kullanılan bu yöntemlerin ne derece başarılı olduğunun değerlendirilmesini kapsayacaktır.
Elde edilen hizmet veya ürün çıktısının, istenen / hedeflenen değerlere oranı, bu hizmetten vatandaşın memnuniyeti, hizmetin maliyeti gibi hususlar ölçülerek sürecin performansı bulunur.
b) Her birim kendisine verilen fonksiyonları yerine getirmek üzere kurulmalıdır.
Birimlerin performansının değerlendirilmesi, rekabet sağlayacağı gibi, değerlendirme kriterlerinin doğru tespit edilmesi durumunda aynı zamanda birimler arsı kaynaşma ve işbirliğini arttırıcı olacaktır.
c) Kurumda çalışanların performans değerlendirmesi, görevi ne olursa olsun bireylerin çalışmaları, etkinlikleri, eksiklikleri, yeterlilikleri, fazlalıkları, yetersizlikleri kısacası bir bütün olarak tüm yönleri ile gözden geçirilmesidir.
Performans değerlendirmesi yapmanın en önemli gerekçelerinden birisi, çalışanların iş tanımlarında ve iş analizlerinde saptanan standartlara ne ölçüde yaklaştığına ilişkin geri besleme sağlamaktadır.
Çalışanların değerlendirilmeleri
o Yöneticiler,
o Teknik Elemanlar,
o Hizmet elemanları
olarak üç kategoride yapılmalıdır.
d) İş yoğunluğunu ölçmenin yolu, iş analizlerinin yapılmasını gerektirmektedir. Her birimin hangi işleri yaptığı, bu işleri normal şartlarda ne kadar sürede yapması gerektiği ortaya konabildiği takdirde, bu birimde iş yoğunluğunun, dolayısıyla eleman ihtiyacı olup olmadığının tespiti mümkün olacaktır.
D. Belediye hizmetlerinde vatandaş geri beslemesi çok önemlidir. Bu nedenle ne sunulduğunun ve vatandaşın ne aldığının bilinmesi gerekir.
Vatandaşın belediye hizmetlerini değerlendirmesinde göz önünde bulundurması gereken hususlar;
o Hizmet alanları hakkında vatandaşın beğeni düzeyi
o Hizmetlerin vatandaşa göre önem düzeyi
o Belediyenin genel durumu hakkında beğeni düzeyi
o Belediyenin genel durumu ile ilgili kriterlerin vatandaşlara göre önem düzeyi
Belediyelerin hizmetleri ve genel durumu hakkında ölçümleme yapılırken; konuda belirtilen Belediye çalışma alanları ayrı ayrı değerlendirilirken esas alınan bu hizmet kriterleri,
o Güvenilirlik, Yolsuzlukla Mücadele,
o Adalet
o Partizanlık
o Verimli Çalışma
o Kalite
o Halkla İlişkiler
o Şeffaflık
o Katılımcılık
vb. genel durum kriterleri göz önünde bulundurulmalıdır.
Vatandaşların performans algılaması sonuçları hangi alanlarda ne gibi faaliyetlerde bulunulması gerekliliğini ve dikkatli olunması gereken öncelik sırasının tespitini sağlar.
E. Öğrenme ve gelişime açıklık yönünden yapılacak performans değerlendirmesi; Belediye çalışanlarının kapasitelerinin geliştirilmesini, diğer kurum ve kuruluş çalışmalarının yakından takip edilerek mukayeseler yapılmasını, varsa yeni ve başarılı uygulamaların Belediyeye adaptasyonunu temin eder.
SONUÇ : Belediyeler çağdaş uygulamaları göz önünde bulundurarak ve fakat kendi şart ve hallerini göz ardı etmeden yukarıda kısaca ve özet olarak belirtilen performans yönetimi uygulamasına bağlayacaklardır.
Yasa, talimat ve yönetmeliklerle zaman içerisinde genel çerçeveleri tespit edilerek uygulamada bire-bir aynılık değilse de yakın sonuçlar çıkarılacak bu yönetim şekliyle insan odaklı kamu yönetiminde çağdaşlaşma, bilimselleşme sağlanabilecektir.
Bu cümleden olarak; İçişleri Bakanlığınca başlatılan “ Bürokratik kültürden vatandaş odaklı Kamu hizmeti kültürüne geçiş programı “ çerçevesinde belediyelere gönderilen talimatı şimdilik bir başlangıç kabul ederek, yapılması istenen çalışmaları başlıklarıyla bilmekte yarar vardır;
1. Vatandaş beklenti ve ihtiyaçları dikkate alınarak katılımcı anlayışla hedeflerin belirlenmesi ve hedeflere ulaşmak için stratejik planların yapılması,
2. Birimler arası iletişim ağının kurulması,
3. İş tanımları, iş analizleri ve iş akış şemaları hazırlanması,,
4. Çalışma mekanlarında açık ofis sistemi olarak bilinen salon sistemine geçilmesi,
5. Vatandaşa verilen hizmetlerin basit, hızlı ve kaliteli olarak tek noktadan verilmesi, çalışmalarının yapılması,
6. Hizmet masaları oluşturularak, vatandaş hizmet temsilcilerinin görevlendirilmesi,
7. Standart başvuru formları hazırlanması,
8. Başvuru sahibine işin izleyeceği aşamalar, süreler ve bitiş tarihi hakkında bilgi verilmesi,
9. Kaliteyi arttırmak için süreç analizi çalışmaları yapılması,
10. Performans Ölçüm Sistemi oluşturulması,
11. İş denetimlerinde performansa dayalı denetim yapılması,
12. Sivil Toplum Örgütleri ve vatandaşların hizmetlerin belirlenmesi, yürütülmesi ve denetimine etkin katılımının sağlanması,
13. Vatandaşın bilgi ve belgelere ulaşım imkanının sağlanması,
14. Vatandaşların ve Sivil Toplum Örgütlerinin katılacağı Danışman Kurullarının oluşturulması,
15. Üst Yönetimin vatandaş ve personel ile daha fazla iletişim içinde olması.
Mehmet KÜÇÜKYUMUK
Başkan Danışmanı
Halkla İlişkiler Yönetmeni
Bu mail adresi spam botlara karşı korumalıdır, görebilmek için Javascript açık olmalıdır
Bu mail adresi spam botlara karşı korumalıdır, görebilmek için Javascript açık olmalıdır
Sn. Hulusi ŞENTÜRK’ün “ Belediyelerde Performans Yönetimi “ çalışmasından özetlenmiştir. |
|
|
