YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

Belediyenin karar organları olan Belediye Meclisi ve Belediye Encümeninin, yapılan tüm toplantılarının yasalara uygun ve düzenli bir şekilde yapılması ile evrak kayıt ve dağıtımını sağlamak Yazı İşleri Müdürlüğü’nün başlıca görevidir.
Müdürlük bünyesinde; Yazı İşleri Kalemi, Genel Evrak Kalemi, Meclis Kalemi, Encümen Kalemi olmak üzere 4 birim bulunmaktadır. Bu birimlerimiz vasıtasıyla yürütülen hizmet ve faaliyetler;

1-Belediyemize gerçek ve tüzel kişilerle, kamu kurum ve kuruluşlarından gelen ve giden bütün yazışmaların kayıtlarını yapmak posta ve kurye ile ilgililerine göndermek; gerekiyorsa cevaplamak,
2-Belediye Meclisinin, olağan ve olağanüstü toplantıları için gerekli çağrıyı yapmak, alınan kararları yazmak ve ilgili birimlere iletmek,
3- Başkanlık Makamınca havale edilen evrakları, Belediye Encümeni’ne sunmak, alınan kararları yazmak, kayıtlarını tutmak, arşivlemek ve gereği yapılmak üzere ilgili birimlere iletmek,
4- Belediye Meclisi, Meclis Komisyonları ve Belediye Encümeni toplantıları nedeniyle “hakkı huzur” ödeme işlerinin yapılmasını sağlamak
5- Başkanlık Makamı’nın özellikle resmi kurumlarla ilgili yapılan yazışmalarının mevcut mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamak Yazı İşleri Müdürlüğünün faaliyetleridir.

YAZI İŞLERİ KALEMİ
Başkanlıkça çıkarılan genelge ve talimatları hazırlar ve dağıtımını yapar, Başkanlık yazışmalarını hazırlar, Başkanlığa havale edilen evraklar hakkında ilgili müdürlüklerden bilgi alır ve gerekli cevabı yazar, başkanlıkça yetki verilen konuları sonuca ulaşıncaya kadar takip eder.
Belediyemize resmi kurumlardan ve vatandaşlardan gelen tüm evrakların genel kayıt birimidir. Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen evraklar ile vatandaş taleplerini içeren dilekçelerin havalesi yapılarak bilgisayara kayıt edilir ve ilgili müdürlüğe iletilir. Belediyemizden değişik kamu kurum ve kuruluşlarına giden evrakları posta ve kurye vasıtasıyla zimmet karşılığı teslim eder.
Müdürlüğün kurum içi ve dışı tüm yazışmalarını hazırlar ve ilgili makamlara iletir.
Önem taşıyan genelge, bildiri, tamim v.s. dağıtımını yapıp dosyalar.
Müdürlüğümüzde 2 memur,4 işçi ve 1 müvezzi (evrak dağıtıcı) görev yapmaktadır.

GENEL EVRAK KALEMİ
Belediye Başkanlığı'na gelen ve başkanlıktan giden evrakları bilgisayara kaydedip, ilgili müdürlüklere ve muhataplarına gönderir, vatandaşlardan gelen dilekçeleri kaydedip ilgili müdürlüğe ulaşmasını sağlar.

MECLİS KALEMİ
Belediye Başkanı tarafından Meclise havale edilen evrakları alır, yasaya uygun olarak meclis toplantılarını ilan eder, meclis üyelerine davetiyeleri tebliğ eder, meclis gündemini hazırlar, gerekli raporları yazar, alınan kararları yazıp ilgili mercilerde tasdik ettirir, kararları ilgili dairelere gönderir ve meclis karar özetleri ve zabıt özetlerini tanzim eder.

ENCÜMEN KALEMİ
Belediye Başkanı tarafından Encümene havale edilen evrakları encümen defterine kaydeder, toplantı gündemini hazırlar, alınan kararların mevzuata uygun olarak yazımını yapar ve imzalatıldıktan sonra ilgili müdürlüğüne gönderir. Belediye yasaklarına, Kanun ve Yönetmeliklere aykırı hareket edenler hakkında tanzim edilen zabıt varakalarına istinaden,  encümence alınan ceza kararını yazıp Zabıta Müdürlüğü’ne gönderir.